Insights

Rituaaleja uudistamalla organisaatiokulttuuria voi muuttaa pienin askelin ja kokeillen. Design-ajattelu on oiva työkalu muutostyössä, sillä siinä korostuvat empatia, yhdessä ideoiminen, konkretia ja kokeiluista oppiminen.

Tiedämme, että organisaatiokulttuurin muuttaminen on sekä hidasta että haastavaa. Laajaan ja monimutkaiseen kokonaisuuteen voi ylipäätään olla vaikea tarttua. Siksi katse kannattaisi kohdistaa organisaation rituaaleihin. Organisaation rituaaleissaon ihmisten aktiivisen osallistumisen, vuorovaikutuksen ja toiston tuomaa voimaa. Ne ovat myös voimakkaita organisaatiokulttuurin ilmentäjiä ja rakentajia.

Rituaaleja uudistamalla muutoksia käyttäytymisessävoi saada aikaan pieninkin askelin ja kokeillen. Mutta miten suunnitellaorganisaatiota uudistavia rituaaleja? Design-ajattelussakorostuvat empatia, asiakaslähtöisyys ja nopeat kokeilut. Lähestymistapa sopii erinomaisesti myös rituaalien uudistamiseen. Prosessinvoi jakaa karkeasti viiteen eri vaiheeseen, ja pohdintaan kannattaa haalia mukaan mahdollisimman erilaisia ihmisiä organisaation eri osista.

1. Empatiatyö
   • Miten ihmiset kokevat organisaation nykykäytännöt ja -uskomukset?
   • Minkälaisia asioita kulttuurissa halutaan muuttaa?
     • Missä organisaation osassa tai työvaiheessa on erityisiä jännitteitä?
     • Mitä nykykulttuurista puuttuu?

2. Ongelman määrittely
   • Kun tarve on hahmotettu, muodostakaa sen pohjalta keskeinen kysymys: miten voisimme…?
     • Määritelkää ongelma huolella, koska väärän ongelman ratkaisemisesta ei ole apua.
     • Muotoilkaa ongelma siten, että siihen on mahdollista löytää konkreettisia ratkaisuja.

3. Ideointi
   • Pohtikaa ryhmässä rituaaleja, joiden avulla ongelman voi ratkaista.
   • Kerätkää ainakin 15 erilaista ideaa.
     • Muista, että erilaisten ideoiden määrä on tässä vaiheessa tärkeämpää kuin laatu.
     • Älkää miettikö rajoitteita, vaan heittäkää ilmaan villejäkin ideoita!

4. Prototypointi
   • Valitkaa yksi idea. Miten sen voisi käytännössä toteuttaa?
     • Keiden tukea ja mitä resursseja tarvitaan?
     • Onko rituaalissa riittävästi uutta ja yllättävää?

5. Testaus
   • Kokeilkaa kertaluontoisesti tai parin viikon ajan ja kerätkää palautetta. Mikä toimi ja mikä ei? Muokatkaa tarpeen mukaan.

Kaikki kokeilut eivät ole onnistuneita, ja siksi huolellinen arviointi on tärkeää. Organisaatiossa voidaan päättää vaikkapa aloittaa tiimipalaverit siten, että jokainen osallistuja nostaa alkuun esiin jonkun positiivisen asian tai kehuu valitsemansa kollegan. On syytä huolellisesti pohtia, miten valittu lähestymistapa vaikuttaa palaverin osallistujiin, kulkuun ja ilmapiiriin. Entä organisaatiokulttuuriin? Kokemuksia kannattaa kysyä osallistujilta, koska emme voi varmuudella tietää, pitivätkö he palaverien ilmapiiriä parempana vai kokivatko he kokeilun lähinnä pidentävän ennestäänkin pitkiä palavereita.

Epäonnistumisia ei tarvitse kavahtaa, vaan ne kannattaa hyödyntää oppimiskokemuksina. Rituaaleista, jotka eivät toimi tai palvele organisaation muuttuvia tavoitteita, pitää raaskia luopua. Toisaalta paraskaan uusi idea on harvoin niin erinomainen, etteikö sitä voisi palautteen pohjalta kehittää edelleen. Tylsähköjä ja tavanomaisia rituaaleja on helppo kehitellä, mutta voimakkaimmin rituaalit vaikuttavat organisaatiokulttuuriin, kun ne ovat selvästi erilaisia, yllättäviä sekä tunteisiin vetoavia. Uniikin rituaalin kehittäminen vaatii siis myös rohkeutta. Kun ottaa avuksi design-ajattelun ja pyrkii aidosti ymmärtämään ihmisten tarpeita ja kokemuksia, tarttuu ideointityöhön erilaisia näkökulmia edustavalla porukalla ja testaa huolella, onnistumisen edellytykset ovat kohdillaan.

Lisää tietoa design-ajattelun hyödyntämisestä organisaation kehittämisessä ja strategiatyössä karttuu monitieteisessä Design+tutkimushankkeessamme.